🎧 Menggunakan Aplikasi Helpdesk di Odoo
Modul Helpdesk di Odoo membantu tim support dalam menangani keluhan, permintaan bantuan, dan pertanyaan dari pelanggan atau tim internal. Sistem ini berbasis tiket dan sangat berguna untuk meningkatkan layanan pelanggan.
🚀 1. Instalasi Aplikasi Helpdesk
- Masuk sebagai admin.
- Akses menu Apps.
- Cari Helpdesk.
- Klik Install.
Setelah terpasang, menu Helpdesk akan muncul di dashboard.
⚙️ 2. Konfigurasi Awal
Masuk ke Helpdesk > Configuration, dan atur:
a. Helpdesk Teams
Contoh:
- Customer Support
- Technical Support
- Billing Support
- Website Support
b. Helpdesk Stages (Tahapan Tiket)
Contoh default:
- New
- In Progress
- Solved
- Closed
Kamu dapat menambah atau mengedit tahap sesuai dengan alur kerjamu.
🧾 3. Membuat Tiket Helpdesk
- Masuk ke Helpdesk > Tickets
- Klik Create
- Isi:
- Subject: Judul tiket
- Customer: Nama klien (jika eksternal)
- Assigned to: Tim atau personel
- Team: Tim helpdesk
- Priority: Low / Medium / High / Urgent
- Tags: Untuk kategori (opsional)
- Description: Detail masalah
🧭 4. Workflow Tiket
Gunakan tampilan Kanban untuk memantau status tiket berdasarkan tahapan.
Tahapan umum:
- New → In Progress → Solved → Closed
Kamu bisa:
- Drag-and-drop tiket antar tahap
- Tambahkan pengikut (followers)
- Log catatan atau waktu penyelesaian
✉️ 5. Tiket dari Email (Opsional)
Jika dikonfigurasi dengan mail server, pengguna bisa kirim email ke alamat khusus (misal: support@domain.com) untuk otomatis membuat tiket di Odoo.
Pengaturan ini dilakukan melalui:
Settings > Technical > Email > Incoming Mail Servers
📊 6. Pelaporan & Analitik
Masuk ke Reporting > Tickets untuk melihat:
- Jumlah tiket per tim
- Waktu penyelesaian rata-rata
- Tiket berdasarkan prioritas
- Tren masalah pelanggan
Tersedia tampilan Bar Chart, Line Chart, Pivot Table.
👥 7. Hak Akses Pengguna
Role terkait:
- Helpdesk User: Melihat dan menangani tiket yang ditugaskan
- Helpdesk Manager: Mengelola semua tiket, tim, dan laporan
Atur melalui:
Settings > Users & Companies > Users
🔁 8. Integrasi Modul Lain
Helpdesk dapat terintegrasi dengan:
- Project: Ubah tiket menjadi tugas proyek
- Sales: Melacak keluhan berdasarkan pesanan
- Knowledge/Wiki: Gunakan basis pengetahuan untuk solusi mandiri
- Website Live Chat: Terima tiket dari obrolan langsung
📌 Tips Penggunaan Efektif
- Gunakan tag untuk klasifikasi tiket.
- Aktifkan SLA jika butuh metrik performa support.
- Tambahkan kategori tiket untuk segmentasi masalah.
- Gunakan template balasan untuk efisiensi komunikasi.
🎯 Aplikasi Helpdesk di Odoo cocok untuk meningkatkan respons layanan, menangani keluhan, dan mendukung pelanggan dengan cara yang terorganisir dan terukur.